确定投标意向并成立工作机构
　　物业管理企业在获得投标信息后，即可按企业的拓展计划，确定投标意向，相应成立投标工作领导组，由公司总经理或有关部门经理及方案编制人员组成，开展可行性研究工作。
获取招标文件
　　收到招标邀请函通知书后，投标工作小组应迅速组织齐备公司经营资质的有关资料和证件，按招标单位规定送交预审，获取招标文件后，应详细阅读文件内容，熟知各项要求，特别是对招标文件中投标保证书、履约书、奖罚措施等项应仔细分析研讨，并向招标单位确认投标书中不清楚事项，以便作准备。
考察物业现场
　　投标单位应多次组织人员到物业现场进行现场实地考察，对照图纸、设计说明书及招标文件有关内容、仔细分析，从而为管理方案的构想奠定基础。
成本测算
　　投标单位应组织富有经验的财会人员和物业管理人员根据拟承接物业的管理服务范围、类型、档次、标准等进行专题分析，作出较为精确的测算，对国家规定的管理服务单价可不必计算。在确定单价时，要从竞争战略高度和战术要求上去推敲，单价确定后与工作量相乘，便可得出管理服务费总标价。
编制标书
　　投标单位在作出投标报价决策之后，就应组织编写人员分工合作，按照招标文件中的各项要求编制标书。投标书的主要内容（详见后文第三节"方案编制"和第五节"方案范例"）概要介绍如下：
1. 介绍投标企业的概况和经历
　　首先介绍投标单位的位置、规模、经营资质等级、企业性质、机构、资本、人员结构等基本情况，着重介绍现辖物业类型、名称、管理面积及历年获得的效绩、成果、经验。
2. 分析投标物业的管理特点
　　通过对投标物业建筑架构、配套设施、周边环境、居民结构等方面进行分析、综合其布局、功上的特点，列出管理上的难点， 提出相 应的管理措施 。
3. 拟定质量管理目标和采用的管理方式
　　质量管理目标，是指管理单位在合同期内应取得怎样的社会效益、经济效益、环境效益、其质量考核标准以国家职能部门和当地主管部门制定的相关法规文件为依据。
　　管理方式，是指管理单位对投标物业在管理运作、综合服务等方面拟采用的方式，如实行"一体化管理"、"以区养区"，推行ISO9002质量体系规范化运作等方式。
4. 拟定管理服务内容
　　包括开发建设期间将提供的管理服务内容、物业竣工验收期间的管理服务内容、住户入住及装修期间的管理服务内容、实质运作期间的管理服务内容。重点是实质运作的管理服务内容，大体分为为房屋管理、保安、清结、维修、绿化、社区文化活动等七大服务，内容力求周详。
5. 物质装备计划
　　本着合理配置、保障利用的原则，对员工住房、管理办公用房以及各类设备和用具，拟出一个周密的计划，计划中应确切列出住房面积、物品分类单价及金
6．管理人员配备
　　根据物业实际需求设置管理骨干、专业人员、，力求精简高效，在管理层、操作层人员的年龄、学历、职称（技术人员）、用功类型上均要按一定比例配置。对各岗位人员应制订出相应的岗位职责和条件。
7．管理规章制度
　　包括管理单位员工内部制度和约束各方的公共契约，各项制度均要以国家法律为准绳，以地方政府相关法律为依据，结合实际而定，使之具有合法性、实用性和可操作性，也才能产生约束力。
8．档案建立与管理的设立
　　应按标准化、电脑化建立档案管理流程，将系统收集环境资料（图片）、建筑工程资料、图纸、住户档案资料、装修维修记录、文书档案、财务报表、小区荣誉等各类资料进行整理、分类、编目进入电脑储存，以备检查利用。
9．经费收支预算
　　根据招标文件中提供的数据，以及实地考察了解到的材料进行测算，制定经费收支测算表。
10．提出经营、管理、服务的新思路
　　为提高管理水平，投标者可在创建安全文明单位、实施科学化、规范化管理、开展增收节支、服务承诺等诸方面提出即务实又能体现创新的大思路，以确保管理目标的实现。 以上仅是标书的基本内容，至于详略取舍可依据所投物业的实情而定。
编制和封送标书应注意的几个问题
　　1、 投标文件中的每一空白均需填写，如有空缺，则视为放弃意见。
　　2、 投标文件应字迹清楚、整洁、纸张统一，装帧美观大方，最好用打字方式。
　　3、 计算数字要准确无误，无论单价、合计、分部合计、总标价及其大写数字均应仔细核对。
　　4、 不得改变标书格式，不得涂改，个别字句如经修改，应在修改处加盖投标单位负责人的印章。
　　5、 封送标书遵照一般惯例，准备正本一本，副本两本，分别包装封印，封套上写明送交地址、收件人、投标编号、物业名称等，法人签字并盖投标单位公章。